Mô tả công việc của Nhân viên hành chính
Bên cạnh nhập dữ liệu, viết báo cáo, chuẩn bị giấy tờ và sắp xếp lịch trình, nhân viên hành chính còn phải thực hiện các công việc như lập bảng lương, gửi email và làm việc với các dự án đặc biệt, lên lịch các hoạt động, cuộc họp và sự kiện trong công ty. Nhiệm vụ điển hình hàng ngày của Nhân viên hành chính bao gồm:
- Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộc họp.
- Ghi chép và phân phát biên bản cuộc họp.
- Lưu giữ tài liệu cả bản cứng và bản mềm.
- Lưu giữ lịch làm việc hàng tuần của nhân viên.
- Sắp xếp và cung cấp tài liệu, báo cáo.
- Điều phối không gian làm việc, máy tính và thiết bị làm việc cho nhân viên mới với bộ phận IT.
- Phân loại và phân phát thư.
- Giải quyết các công việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm giải pháp.
- Trả lời thư dưới danh nghĩa công ty hoặc bộ phận được phân công.
- Làm việc độc lập và làm việc theo nhóm cho các dự án đặc thù, bao gồm thuyết trình, gửi email hoặc hiệu đính.
Yêu cầu trình độ và kỹ năng của Nhân viên hành chính
Nhân viên hành chính đóng vai trò là trung tâm liên lạc cho tất cả nhân viên công ty, hỗ trợ công việc hành chính và giải đáp những thắc mắc của họ. Công việc chính của Nhân viên hành chính bao gồm quản lý hồ sơ giấy tờ, chuẩn bị các loại báo cáo thu chi, lưu trữ hồ sơ,… Công việc không đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá cao; bởi vậy, ứng viên tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ học,… là đủ điều kiện để ứng tuyển. Những người đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên hành chính sẽ được ưu tiên trong quá trình xét duyệt.
Ngoài ra, Nhân viên hành chính cần phải đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng khác như:
-
Am hiểu quy trình hành chính, các quy tắc trong quản lý hồ sơ giấy tờ của doanh nghiệp.
-
Thành thạo công cụ tin học văn phòng như Word, Excel,…
-
Kỹ năng tổ chức tốt.
-
Kỹ năng giải quyết vấn đề.
-
Kỹ năng giao tiếp tốt (bằng cả lời nói và văn bản).
-
Cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc.
-
Am hiểu quy trình tuyển dụng nhân sự (do một số công ty yêu cầu Nhân viên hành chính hỗ trợ quy trình tuyển dụng).